会議にエバリュエーションプランを設定する


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とうとう2008年も残すところ3日となってしまいましたね。我が家は年賀状は先日仕上げたものの、あとの年越しの準備が全然進んでいません。明日から頑張ります。
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 本日は、会議に「エバリュエーションプラン」を設定しようというテーマです。「エバリュエーションプラン」という言葉は皆様になじみがないと思われますので、ちょっと説明しておきます。
 
 「エバリュエーションプラン」は、コーチングで使われる言葉です。コーチングでクライアントとのある時間の一通りの会話をセッションと呼びます。そのセッションをある頻度で重ねていくわけですが、各セッションがうまくいったかどうかを判定するプランを「エバリュエーションプラン」と呼ぶのです。たとえば、ずっと今の状況から踏み出すきっかけを探していたクライアントに対するコーチングでは、このセッションが終わって「第一歩を踏み出す場所が見えている。次の1週間で実行する決意が固まっている。」など、クライアントが具体的にどのような状態になっていればいいかというアセスメントをセッションの最初に設定し、これをエバリュエーションプランと呼ぶのです。「エバリュエーションプラン」を設定する効果は、そのセッションをこれにむけて集中させることができるということにあります。

 このようにエバリュエーションプランが物事の生産性を大いにアップさせると感じていますので、筆者はこれをコーチング以外にも会議主催や研修開催に使っており、その効果を実感しています。それで本日は会議への応用をご紹介する次第です。

 それでは、会議へはどのように応用すればいいのかというと、会議の目的(前回の話の流れでは「ゴール」と言い換えてもよい)が明確であれば、結構簡単なものです。つまりその会議が終わった時に、全員あるいは特定の参加者が、どのような状態になっていれば望ましいのかを書き表せばいいのです。たとえば、前回の会議の議事とゴールのリストを使ってエバリュエーションプランを例示すると、

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知

  (エバリュエーションプラン)
 1.営業企画課が○○製品の流通向け案内状作成に着手できる
 2.△△製品の増産のための人事異動を来週発令できる
 3.関連部署で□□製品の生産停止の影響評価に入ることができる
 4.××製品の売上げ推移について営業部が重点注視を開始する気になっている
 5.☆☆製品についての参加者の認知度が上がっている


というようなものです。このようにエバリュエーションプランを設定し、そのような状況となるためには何をしなければならないかをイメージすることにより、事前準備や本番での議事進行をたいへん効果的・効率的に実施することができます。具体的には、そのような状況を達成するためには、このような資料を示した方がよい、この事例の紹介をはさんだ方がいい、顧客の声を入れておいたほうがいい、ここで皆に討議してもらいハラに落としてもらわないといけない、この時点ではぜひあの人にも発言してもらおう、等々アイデアがぐっとわいてくるのです。 

 ただし、この例を見ると、各議事のゴールに対してエバリュエーションプランが必ずしもそのまま対応してはいないことに気がつかれると思います。たとえば、議事4では、報告というゴールなのに、営業部が重点注視を開始する気になるがエバリュエーションプランになっています。また議事5では、説明トークを周知するのがゴールであるところが、エバリュエーションプランでは、社内認知度を上げるとなっています。なぜこのようになっているかというと、エバリュエーションプランは必ずしも会議参加者に公開するというものではなく、この例の場合、実は会議の主催者が内々に持っているものとしているからです。つまり表向きのゴールだけでなく、その会議を通じて、どこどこの部署を動かすなどという表には出さない狙いを主催者が持っているケースなのです。もちろん参加者でエバリュエーションプランを共有するという使い方もできます。

 いずれにしても、エバリュエーションプランを設定することは、単に会議を効果的・効率的にするだけでなく、議事進行が活性化されるので、参加者の情報・意識共有においてもたいへん大きな効果を与えるものと考えています。

 皆様も一度使ってみませんか。

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冒頭の写真:きれいに色ついたミカン:冬に温かい部屋で食べる冷たいミカンっていいですね。
写真は以下のサイトより引用させていただきました。
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by atanabe-coach | 2008-12-29 00:53
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