電子メール考2 重要メールが埋もれてしまう

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 ある会社で、スタッフが朝早く出社するようになりました。いい心がけです。どういう心境の変化なのかを問いますと、自分の心を穏やかに保つために必要ということでした。一体どういうことなのでしょう。よくよく聞いて見ますと、以下のことがわかりました。

 つまりこの方の上司である課長さんは、昼間は忙しく席にはおらず、したがって電子メールを見ない、見るのは就業後の夜になってから。夜メールを処理して、部下にいろいろと指示を出す。つまりその日の昼間に随時来ていたメールは課長さんのところに止まり、その夜バッチ処理で一斉に部下に転送される、そのなかには処理の指示つきのものも多い、とこういう処理のされ方だったのです。次の日の朝、スタッフが出社すると課長さんからのメールがどっさり届いている、読まなければと思っているうちに、始業時刻となり、社内外との電話のやり取りや打合せが始まる。その間に慌しくメールも読んで緊急のものから処理が必要となる、中には締め切りの時刻を過ぎてしまったこともあったということです。このような状況に対処するため、朝早く出社し、上司からのメールを読んだ上で、その日の作戦をじっくり立てる余裕を持とうとしたのだそうです。

 この状況はスタッフの方に同情もしますが、朝その日の作戦をたてる時間をもつという習慣は、ビジネスマンとしては非常にベーシックなものだと思います。これくらいの覚悟がないといい仕事はできないように思います。しかし一方、この課長さんの方はもう少しタイムリーにメールを処理する努力が必要でしょう。止めるとそれだけ処理が遅くなります。早く処理してできるだけロスタイムを出さないようにすべき内容の案件もあれば、数日間抱いてしっかり考えるべき内容の案件もあります。そのような1次選別だけでもやりたいものです。そのためには1日に数回時間を決めてメールを開いてみることは必要であると思います。

 と書くと、その課長さんを責めているように感じられますが、ところがそう問題は簡単ではありません。来るメールの数が半端じゃなく、開封して読むこと自体が大変なのだそうです。重要でないメールに重要なメールが埋もれて、アクションしにくくなっているのです。ですから就業後にじっくり時間をとらなければならないと。これにはどう対処したらいいのでしょうか。

 電子メールでは参考であの人にも送っておこうという発想で、簡単にCCに宛名を追加することが可能です。本当に読んでもらいたい人を正規の宛先に設定し、参考で送る相手も厳選する、そして本信で送っている宛名の人が分かるような工夫や心がけが求められます。冗談ではなく、今後のネチケットは相手に届く電子メールの出し方が必要となるのでしょう。明日はこのあたりも含めて考えてみたいと思います。


<写真は、ウミガメ 甲羅につかまれそうです。やっちゃいけません。 @ナブコ インドネシア> 
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by atanabe-coach | 2007-11-21 00:25
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