電子メール考3  メールに埋もれない対抗策

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 昨日は、現代人は電子メールに依存しすぎておりとりあえずCCにいれるあて先も多く、重要なメールが、そうでないメールに埋もれてしまい、かえってコミュニケーションを阻害しているということを書きました。本日はそのような環境にあっても、必要なメールを確実に見てもらう工夫について書いてみます。

 社内コミュニケーションに電子メールを導入している企業では、1日のうちにパソコンの画面が一杯になるくらい新着のメールが届きます。休暇をとったり、出張にでていたりすると、次にパソコンの画面を開くのが恐ろしいくらいだといいます。原因は、メールのCC(カーボンコピーつまり写し)機能です。そのメールを送るべき本来の相手以外に、あの人にも送っておこう、この人にも送っていた方がいいかなとCCの宛先を増やしてしまうのです。また受信したメールに対して全員に返信を無造作に選んでしまって、大勢に返してしまうこともあります。電子メールは便利な反面、必ずしも必要のない人にまで送ってしまうということが起こっているのです。そのために受信するメールの量も増え、それを読むのに時間がかかり、じっくり考えて宛先を選ぶという行為もまたできにくくなるという悪循環が起こっているようにも思えます。

 このような状況では、画面一面にあふれた未読メールに、重要なメールが埋もれてしまうということが起こります。また一度読んだ重要メールが、他のメールに紛れてしまって分からなくなるということも起こっています。昔であれば、大切な伝達事項はハードコピーされた紙で来るし、電話や面談で伝えることも多かったのですから、重要事項が埋もれてしまうということは少なかったと思います。なんとも皮肉なものです。では、このような電子メールの悪影響を免れる対策はないものでしょうか。

 筆者は以下の3つをお勧めします。実際に筆者が使っている方法です。

1.タイトルの前に【 】をつけて何が書いてあるかを示す。【 】の中に入れる言葉は以下のバリエーションがあります。
1-①:どのような用件かを表す言葉を入れる。
例>>【依頼】、【伝達】、【情報】、【参考】、【確認】、【案内】などです。
1-②:相手を特定している時は、相手の名前をいれる。
例>>【渡辺様:依頼】、【佐藤部長:ご参考】、【高木さん:確認】などです。
1-③:依頼したことに対して、期限があるものであれば、その期限を入れる。
例>>【11月15日まで:提出依頼】、【11月中:処理完了】などです。
1-④:お礼など、本文が短くなるようなものは、タイトルだけですます。
例>> "【開封不要】丸山です、資料ありがとうございました" など。


2.上の方法は、自分が発信するメールに工夫はできますが、受信したものが必ずしもそうなっているかの保証がありません。そのような時は自分に再転送すればいいのです。そのときに《 》を自分で付加します。【 】を使わないのは、自分宛への説明でつけた記号だということがわかるためです。また人は往々にして、あるメールの返信で、他の用件を書いてきたりします。その場合タイトルと内容が一致しませんので探しにくくなります。このようなメールも自分宛に、タイトルを変えて転送しておけばいいのです。
例>>受信メール:"Re:A社への売り込み戦略の件"で内容が関係ないメールが来た時、自分宛に再転送メール:"《11月25日提出:営業山本氏へ》B社新商品の影響分析"


3.メールを分類するホルダーを工夫する。
3-①:処理待ち案件をとりあえずいれておくホルダーをつくる。
"未処理案件"など。
3-②:他の人に依頼して、回答待ちになっている案件を入れておくホルダーをつくる。
"依頼済み案件"など。
3-③:メール整理のコツは、どんどん削除していくことです。よほど重要なものだけを保存します。あるいはあとで経緯を確認したいものだけを保存します。しかし、えいっと削除できないものもあります。そんなときは、とりあえず保存しておくホルダーを作りましょう。
"とりあえず1ヶ月保存"など。一定期間後に削除するルールを作っておきます。


このようにルールを作ってあらかじめ準備しておくと、少しは余裕がでてくるように思えます。皆様もご自分にあった工夫をなさってみてはいかがでしょう。



<写真は水平飛行するマンタ。飛行機みたいで本当に水平飛行ですよね。@ナブコ インドネシア>
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by atanabe-coach | 2007-11-22 16:39
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