おどる会議

f0142717_17172724.jpg

 皆様ご無沙汰いたしました。ちょっと仕事が込んでしまっており、前回の更新から1ヶ月以上がっておりました。もう12月そろそろ年賀状の心配をしています。12月ということで、画面のデザインを変更してみました。あてがいのものから選んでいるので、クリスマスのテーマで選ぶと、こんなに子供っぽいものになってしまいました。記事の内容は全然そぐわず、ミスマッチですが、まあ季節モノ、12月はこれでいきます。

 おどる会議

 どこの会社でも会議はあります。皆さんの会社や職場での会議はうまく運営されていますか。今日は会議の運営についてみてみます。

 会議というと「会議はおどる、されど進まず」という言葉を思い浮かべます。これはナポレオン失脚後にヨーロッパの旧秩序を回復すべく開かれたウィーン会議で、集まった王侯貴族の連中が会議そっちのけで舞踏会に興じていたということを、ベルギーの将軍が批判した言葉ということです。私たちの関係する会議ではさすがに舞踏会はありませんが、「おどる会議」という言葉から、大勢あつまってワーワー言うけれど、何も決まらないという会議が思い浮かばれます。このような会議、起こっていませんか。

 筆者は過去にそのような会議を見た経験があります。いくつもの議題を報告しあい、それに対して質疑応答があったり、意見が述べたりという形式の会議で、やや細切れの感の会議でした。始まってみると、多くの出席者のあちこちから勝手に発言がなされたり、発言の中身が議題から外れていたり、雑談とも正式意見ともよくわからなかったり、そのような発言が終わった後は、何が結論かもわからないまま、次の議題に移るという状態でした。いったい彼らは何のために集まって、貴重な時間をつかっているのだろうか、このような感想をもった会議でした。

 このような「おどる会議」では会議が出席者の人数分だけのロスが発生しますし、そのタイミングで決定すべきことを決定できなかったという「機会損失」も発生します。会議の運営はとても重要です。

 さて、その会議がなぜこんな状況になったのか原因を考えて見ます。ひとつは、進行役が機能していなかったことをあげることができるでしょう。進行役はただ議題をアナウンスして進めるだけが役割ではありません。出席者が参加しやすい場をつくり、発言を促し、発言が議題に沿っていない場合は統制し、結論に導いていく、その一方で時間管理を行って、予定時間内に終わらせるという役割をもっています。(会議の進行方法については「ファシリテーション」という言葉で語られたりしますが、これについては項をあらためて記載します。)

 では、気の利いた進行役がいれば、この会議は成功したかというと、それは違うと思いました。会議の運営でもっと重要なこと、それは会議の目的を明確にし、出席者の間で共有しておくことです。これがしっかりしていないと、話が脱線してもそれに気がつかないし、議論が迷走することになります。議論をどこまで進めていいのかも判断できないでしょう。進行役が目的を意識し、それに向かって会議を進行し、出席者もそれを理解して応えていくということが会議の運営でまず欠かせません。それができていないから、回り道をして効率のわるい会議になってしまったと思います。

 考えてみれば、会議の目的を明確にするということは、しごく当然のことですが、現実的にはそのプロセスが忘れ去られていることが多いのではないでしょうか。会議開催が決まっているから議題を定めて人を集める、という発想で会議をひらいてしまうことがありませんか。でもそれではなんのための会議かわからなくなります。

 会議には必ず目的があるはずです。それをまず明らかにしましょう。それが、会議をおどらせないためにまず必要なことです。逆に目的があきらにできない会議は開催する価値がないのです。

 次回は、会議の目的を出席者と共有する方法についてみて見ます。

冒頭の写真:東京オペラシティのクリスマスイルミネーション。無料写真素材提供サイト「Aqua's Room」さんからいただきました。著作権は「Aqua's Room」さんにあります。とても素敵な写真がたくさん掲載されています。
[PR]
by atanabe-coach | 2008-12-07 16:58
←menu