会議にゴールを設定する

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 クリスマスがやってきます。皆様はいかがお過ごしですか。クリスマスからお正月に続くこの年末年始の雰囲気はなかなかいいものです。以前インドネシアに赴任していたときは、この雰囲気を感じることができずにさびしい思いをしておりました。また本年4月に単身赴任を終えたので、家族と過ごす年末というのは実に1999年末以来9年ぶりになります。日本の年末年始を楽しみたいと思っています。

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 会議の目的の共有・・・考えてみれば至極あたりまえのことですが、これができていない会議は結構多いのではないかと考えます。ひょっとすると主催者自身がはっきりとイメージしていないことも考えられます。本日は、前回の続きとして、会議の目的を出席者と共有する方法について考えてみます。

 さて、会議の目的というと大げさで、ちょっと高尚な表現や抽象的な表現を考えてしまいがちです。またそれゆえ会議の最初に触れるということが行われにくいし、それが出席者のハラに落ちにくいのではないかと考えます。

 そこで筆者は、会議の目的をもっと身近に捉えられるような表現で捉えることをお勧めします。具体的には、それを「ゴール」と言い換えると考えやすいし出席者と共有しやすいと思うのです。例を示します。

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知


といった具合です。この例ではゴールとして、「方針合意」「決定」「提案」「報告」「周知」という言葉が使われています。とのような言葉を置くかによって、会議のなかで議論の深め方が異なってくることが想像できます。そしてこの状態を作るために必要な議論だけをすればいいのです。

 実際の会議では、ゴールをアジェンダ(議事のリスト)に記載しておいて、出席者で確認しあうところから始めるます。上述のリストがそうです。そうすると討議の中で、この件についてはゴールは「方針合意」だからもう議論は十分だとか、ゴールは「決定」だからまだ討議してもらわないといけないとかが見えてきます。話が脱線したら、このゴールにはその意見は関係ないから打ち切ろうとか、関係なくても重要な意見であれば、別の機会に議論しようとか提案して、意見をさばいていくことができます。もちろん議論の深まり方によってゴール自体を変えることもありです。

 このようにゴールを共有し、常に意識することによって、有効な発言をつなげていくことが可能になります。ゴールは会議を進行させるための目的地の印をつけた地図のようなもの、会議は、ゴールの確認・共有から始めることをお勧めします。

 そして実はさらに、会議を実りあるものにする方法があります。それは会議の成功・不成功を判定する「エヴァリュエーションプラン」を持つというものです。「エヴァリュエーションプラン」・・・耳慣れない言葉だと思います。次回は、この「エヴァリュエーションプラン」についてご紹介します。
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冒頭の写真:カレッタ汐留のクリスマスイルミネーション 目の覚めるような青い光の海が広がります。自分で撮ると、手振れするのが残念。
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by atanabe-coach | 2008-12-23 22:43
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