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とうとう2008年も残すところ3日となってしまいましたね。我が家は年賀状は先日仕上げたものの、あとの年越しの準備が全然進んでいません。明日から頑張ります。
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 本日は、会議に「エバリュエーションプラン」を設定しようというテーマです。「エバリュエーションプラン」という言葉は皆様になじみがないと思われますので、ちょっと説明しておきます。
 
 「エバリュエーションプラン」は、コーチングで使われる言葉です。コーチングでクライアントとのある時間の一通りの会話をセッションと呼びます。そのセッションをある頻度で重ねていくわけですが、各セッションがうまくいったかどうかを判定するプランを「エバリュエーションプラン」と呼ぶのです。たとえば、ずっと今の状況から踏み出すきっかけを探していたクライアントに対するコーチングでは、このセッションが終わって「第一歩を踏み出す場所が見えている。次の1週間で実行する決意が固まっている。」など、クライアントが具体的にどのような状態になっていればいいかというアセスメントをセッションの最初に設定し、これをエバリュエーションプランと呼ぶのです。「エバリュエーションプラン」を設定する効果は、そのセッションをこれにむけて集中させることができるということにあります。

 このようにエバリュエーションプランが物事の生産性を大いにアップさせると感じていますので、筆者はこれをコーチング以外にも会議主催や研修開催に使っており、その効果を実感しています。それで本日は会議への応用をご紹介する次第です。

 それでは、会議へはどのように応用すればいいのかというと、会議の目的(前回の話の流れでは「ゴール」と言い換えてもよい)が明確であれば、結構簡単なものです。つまりその会議が終わった時に、全員あるいは特定の参加者が、どのような状態になっていれば望ましいのかを書き表せばいいのです。たとえば、前回の会議の議事とゴールのリストを使ってエバリュエーションプランを例示すると、

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知

  (エバリュエーションプラン)
 1.営業企画課が○○製品の流通向け案内状作成に着手できる
 2.△△製品の増産のための人事異動を来週発令できる
 3.関連部署で□□製品の生産停止の影響評価に入ることができる
 4.××製品の売上げ推移について営業部が重点注視を開始する気になっている
 5.☆☆製品についての参加者の認知度が上がっている


というようなものです。このようにエバリュエーションプランを設定し、そのような状況となるためには何をしなければならないかをイメージすることにより、事前準備や本番での議事進行をたいへん効果的・効率的に実施することができます。具体的には、そのような状況を達成するためには、このような資料を示した方がよい、この事例の紹介をはさんだ方がいい、顧客の声を入れておいたほうがいい、ここで皆に討議してもらいハラに落としてもらわないといけない、この時点ではぜひあの人にも発言してもらおう、等々アイデアがぐっとわいてくるのです。 

 ただし、この例を見ると、各議事のゴールに対してエバリュエーションプランが必ずしもそのまま対応してはいないことに気がつかれると思います。たとえば、議事4では、報告というゴールなのに、営業部が重点注視を開始する気になるがエバリュエーションプランになっています。また議事5では、説明トークを周知するのがゴールであるところが、エバリュエーションプランでは、社内認知度を上げるとなっています。なぜこのようになっているかというと、エバリュエーションプランは必ずしも会議参加者に公開するというものではなく、この例の場合、実は会議の主催者が内々に持っているものとしているからです。つまり表向きのゴールだけでなく、その会議を通じて、どこどこの部署を動かすなどという表には出さない狙いを主催者が持っているケースなのです。もちろん参加者でエバリュエーションプランを共有するという使い方もできます。

 いずれにしても、エバリュエーションプランを設定することは、単に会議を効果的・効率的にするだけでなく、議事進行が活性化されるので、参加者の情報・意識共有においてもたいへん大きな効果を与えるものと考えています。

 皆様も一度使ってみませんか。

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冒頭の写真:きれいに色ついたミカン:冬に温かい部屋で食べる冷たいミカンっていいですね。
写真は以下のサイトより引用させていただきました。
「2000ピクセル以上のフリー写真素材集」

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by atanabe-coach | 2008-12-29 00:53
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 クリスマスがやってきます。皆様はいかがお過ごしですか。クリスマスからお正月に続くこの年末年始の雰囲気はなかなかいいものです。以前インドネシアに赴任していたときは、この雰囲気を感じることができずにさびしい思いをしておりました。また本年4月に単身赴任を終えたので、家族と過ごす年末というのは実に1999年末以来9年ぶりになります。日本の年末年始を楽しみたいと思っています。

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 会議の目的の共有・・・考えてみれば至極あたりまえのことですが、これができていない会議は結構多いのではないかと考えます。ひょっとすると主催者自身がはっきりとイメージしていないことも考えられます。本日は、前回の続きとして、会議の目的を出席者と共有する方法について考えてみます。

 さて、会議の目的というと大げさで、ちょっと高尚な表現や抽象的な表現を考えてしまいがちです。またそれゆえ会議の最初に触れるということが行われにくいし、それが出席者のハラに落ちにくいのではないかと考えます。

 そこで筆者は、会議の目的をもっと身近に捉えられるような表現で捉えることをお勧めします。具体的には、それを「ゴール」と言い換えると考えやすいし出席者と共有しやすいと思うのです。例を示します。

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知


といった具合です。この例ではゴールとして、「方針合意」「決定」「提案」「報告」「周知」という言葉が使われています。とのような言葉を置くかによって、会議のなかで議論の深め方が異なってくることが想像できます。そしてこの状態を作るために必要な議論だけをすればいいのです。

 実際の会議では、ゴールをアジェンダ(議事のリスト)に記載しておいて、出席者で確認しあうところから始めるます。上述のリストがそうです。そうすると討議の中で、この件についてはゴールは「方針合意」だからもう議論は十分だとか、ゴールは「決定」だからまだ討議してもらわないといけないとかが見えてきます。話が脱線したら、このゴールにはその意見は関係ないから打ち切ろうとか、関係なくても重要な意見であれば、別の機会に議論しようとか提案して、意見をさばいていくことができます。もちろん議論の深まり方によってゴール自体を変えることもありです。

 このようにゴールを共有し、常に意識することによって、有効な発言をつなげていくことが可能になります。ゴールは会議を進行させるための目的地の印をつけた地図のようなもの、会議は、ゴールの確認・共有から始めることをお勧めします。

 そして実はさらに、会議を実りあるものにする方法があります。それは会議の成功・不成功を判定する「エヴァリュエーションプラン」を持つというものです。「エヴァリュエーションプラン」・・・耳慣れない言葉だと思います。次回は、この「エヴァリュエーションプラン」についてご紹介します。
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冒頭の写真:カレッタ汐留のクリスマスイルミネーション 目の覚めるような青い光の海が広がります。自分で撮ると、手振れするのが残念。
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by atanabe-coach | 2008-12-23 22:43
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 皆様ご無沙汰いたしました。ちょっと仕事が込んでしまっており、前回の更新から1ヶ月以上がっておりました。もう12月そろそろ年賀状の心配をしています。12月ということで、画面のデザインを変更してみました。あてがいのものから選んでいるので、クリスマスのテーマで選ぶと、こんなに子供っぽいものになってしまいました。記事の内容は全然そぐわず、ミスマッチですが、まあ季節モノ、12月はこれでいきます。

 おどる会議

 どこの会社でも会議はあります。皆さんの会社や職場での会議はうまく運営されていますか。今日は会議の運営についてみてみます。

 会議というと「会議はおどる、されど進まず」という言葉を思い浮かべます。これはナポレオン失脚後にヨーロッパの旧秩序を回復すべく開かれたウィーン会議で、集まった王侯貴族の連中が会議そっちのけで舞踏会に興じていたということを、ベルギーの将軍が批判した言葉ということです。私たちの関係する会議ではさすがに舞踏会はありませんが、「おどる会議」という言葉から、大勢あつまってワーワー言うけれど、何も決まらないという会議が思い浮かばれます。このような会議、起こっていませんか。

 筆者は過去にそのような会議を見た経験があります。いくつもの議題を報告しあい、それに対して質疑応答があったり、意見が述べたりという形式の会議で、やや細切れの感の会議でした。始まってみると、多くの出席者のあちこちから勝手に発言がなされたり、発言の中身が議題から外れていたり、雑談とも正式意見ともよくわからなかったり、そのような発言が終わった後は、何が結論かもわからないまま、次の議題に移るという状態でした。いったい彼らは何のために集まって、貴重な時間をつかっているのだろうか、このような感想をもった会議でした。

 このような「おどる会議」では会議が出席者の人数分だけのロスが発生しますし、そのタイミングで決定すべきことを決定できなかったという「機会損失」も発生します。会議の運営はとても重要です。

 さて、その会議がなぜこんな状況になったのか原因を考えて見ます。ひとつは、進行役が機能していなかったことをあげることができるでしょう。進行役はただ議題をアナウンスして進めるだけが役割ではありません。出席者が参加しやすい場をつくり、発言を促し、発言が議題に沿っていない場合は統制し、結論に導いていく、その一方で時間管理を行って、予定時間内に終わらせるという役割をもっています。(会議の進行方法については「ファシリテーション」という言葉で語られたりしますが、これについては項をあらためて記載します。)

 では、気の利いた進行役がいれば、この会議は成功したかというと、それは違うと思いました。会議の運営でもっと重要なこと、それは会議の目的を明確にし、出席者の間で共有しておくことです。これがしっかりしていないと、話が脱線してもそれに気がつかないし、議論が迷走することになります。議論をどこまで進めていいのかも判断できないでしょう。進行役が目的を意識し、それに向かって会議を進行し、出席者もそれを理解して応えていくということが会議の運営でまず欠かせません。それができていないから、回り道をして効率のわるい会議になってしまったと思います。

 考えてみれば、会議の目的を明確にするということは、しごく当然のことですが、現実的にはそのプロセスが忘れ去られていることが多いのではないでしょうか。会議開催が決まっているから議題を定めて人を集める、という発想で会議をひらいてしまうことがありませんか。でもそれではなんのための会議かわからなくなります。

 会議には必ず目的があるはずです。それをまず明らかにしましょう。それが、会議をおどらせないためにまず必要なことです。逆に目的があきらにできない会議は開催する価値がないのです。

 次回は、会議の目的を出席者と共有する方法についてみて見ます。

冒頭の写真:東京オペラシティのクリスマスイルミネーション。無料写真素材提供サイト「Aqua's Room」さんからいただきました。著作権は「Aqua's Room」さんにあります。とても素敵な写真がたくさん掲載されています。
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by atanabe-coach | 2008-12-07 16:58
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