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 昨年12月29日の記事「会議にエバリュエーションプランを設定する」に引き続き、エバリュエーションプランについて書いてみます。我ながらよほどこだわりがあるんだなと思っています。

 企画書には、目的とかネライとか書いた欄が必ずありますよね。この欄、どのように見ていますか? 筆者がずっと若いときは次のように思っていました。「こんなのは「飾り」じゃないか、重要なのは中身だよ、しかし書類の最初の方にあるし、大切そうに見えるので、何か書かないとまずいだろう、めんどくせーなあ。」と思いながら、ちょっと気取った言葉を使って文章を埋めていました。以前いた会社でも、この部分自体にはあまりふれることをせず、すぐ中身の議論をしていたように思い出されます。でも、目的ってほんとに大切なのだな、と次第に思うようになりました。なぜなら、目的をはずしてしまうと、どんなに精魂こめて検討して作成した企画も、意味を成さないからです。考えれば当たり前のことです。

 ちなみに筆者は15年ほど前(ずっと昔だあ)に、VE(価値工学)とか、日比野省三氏の「企画計画実行の法則」を勉強して目的志向に傾倒した時期がありました。それ以後、物事を計画する時には、「目的」を大切にはしてきました。しかし、それでもなお、高尚な言葉でカッコつけた文章を書く自分がいたことを否めません。そんな目的は意味を成さないと思うのですが、社内文書などで目的を記入するフォームがある場合は、あまり砕けた表現もできないので、そうなっていたように今は思います。

 そのような中で出会ったのが「エバリュエーションプラン」という言葉なのです。エバリュエーションプランでは、それが終わって、誰がどうなっていたらいいのか(どういう状態か、どういう行動か)を自分で考えて文章にして見ます。それを関係者と共有します。具体的な言葉で平易に書き表すので、却って内容を練り上げるために威力を発揮します。

 ちょっと事例をご紹介しましょう。最近、新入社員向けの研修の内いくつかのコマの企画を作成しました。たとえば「論理的話法」というコマでは、従来は目的として、「新入社員がビジネスにおける話の仕方を学び、論理的話法についての知識を得る」といったものにしていました。(さすがに2時間程度の研修で論理的に話せることは目的にしていませんでした。) この目的はこれいいのでしょうが、ではこの研修が終わった時に、彼らがどういう状態になったらいいのか、ここを徹底的に考え、エバリュエーションプランを設定したのです。その結果、それは「彼らが、話を始める前に、(何を話すのか、誰に話すのか、何のため話すのかを)整理するプロセスが加わるようになる。」としたのです。

 「論理的話法」いうと普通はロジカルシンキングに代表されるようなスキルが中心になると思います。そのことは確かに重要な考え方であり、スキルといえます。トレーニングも必要です。しかし、そのスキルを駆使する前に、これから話す目的は、アイデアを採用してもらうためなのか、相談するためなのか、単なる報告なのか等、自分はこれから何のために話すのかがまず重要です。そしてそれは誰(どんなことを知っているのか、どんな考え方をする人か)にするのか、これらをまず整理することが必要になるのです。中には部分的に自明なものもありますが、まずここから考えることによって、どのように話すのか、つまりどんなスキルを使うのかが選択できるようになるのです。

 こんな議論をして、今度の「論理的話法」の研修は、話す「目的」「相手」「内容」をまず整理することの重要性を体感する内容を盛り込んだものにしたのでした。それまでは「どのように話すか」つまりスキル一辺倒だったのが、もっと腹に落ちるものになった気がします。

 エバリュエーションプランは目的に心を与えます。 
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by atanabe-coach | 2009-01-28 00:03

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とうとう2008年も残すところ3日となってしまいましたね。我が家は年賀状は先日仕上げたものの、あとの年越しの準備が全然進んでいません。明日から頑張ります。
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 本日は、会議に「エバリュエーションプラン」を設定しようというテーマです。「エバリュエーションプラン」という言葉は皆様になじみがないと思われますので、ちょっと説明しておきます。
 
 「エバリュエーションプラン」は、コーチングで使われる言葉です。コーチングでクライアントとのある時間の一通りの会話をセッションと呼びます。そのセッションをある頻度で重ねていくわけですが、各セッションがうまくいったかどうかを判定するプランを「エバリュエーションプラン」と呼ぶのです。たとえば、ずっと今の状況から踏み出すきっかけを探していたクライアントに対するコーチングでは、このセッションが終わって「第一歩を踏み出す場所が見えている。次の1週間で実行する決意が固まっている。」など、クライアントが具体的にどのような状態になっていればいいかというアセスメントをセッションの最初に設定し、これをエバリュエーションプランと呼ぶのです。「エバリュエーションプラン」を設定する効果は、そのセッションをこれにむけて集中させることができるということにあります。

 このようにエバリュエーションプランが物事の生産性を大いにアップさせると感じていますので、筆者はこれをコーチング以外にも会議主催や研修開催に使っており、その効果を実感しています。それで本日は会議への応用をご紹介する次第です。

 それでは、会議へはどのように応用すればいいのかというと、会議の目的(前回の話の流れでは「ゴール」と言い換えてもよい)が明確であれば、結構簡単なものです。つまりその会議が終わった時に、全員あるいは特定の参加者が、どのような状態になっていれば望ましいのかを書き表せばいいのです。たとえば、前回の会議の議事とゴールのリストを使ってエバリュエーションプランを例示すると、

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知

  (エバリュエーションプラン)
 1.営業企画課が○○製品の流通向け案内状作成に着手できる
 2.△△製品の増産のための人事異動を来週発令できる
 3.関連部署で□□製品の生産停止の影響評価に入ることができる
 4.××製品の売上げ推移について営業部が重点注視を開始する気になっている
 5.☆☆製品についての参加者の認知度が上がっている


というようなものです。このようにエバリュエーションプランを設定し、そのような状況となるためには何をしなければならないかをイメージすることにより、事前準備や本番での議事進行をたいへん効果的・効率的に実施することができます。具体的には、そのような状況を達成するためには、このような資料を示した方がよい、この事例の紹介をはさんだ方がいい、顧客の声を入れておいたほうがいい、ここで皆に討議してもらいハラに落としてもらわないといけない、この時点ではぜひあの人にも発言してもらおう、等々アイデアがぐっとわいてくるのです。 

 ただし、この例を見ると、各議事のゴールに対してエバリュエーションプランが必ずしもそのまま対応してはいないことに気がつかれると思います。たとえば、議事4では、報告というゴールなのに、営業部が重点注視を開始する気になるがエバリュエーションプランになっています。また議事5では、説明トークを周知するのがゴールであるところが、エバリュエーションプランでは、社内認知度を上げるとなっています。なぜこのようになっているかというと、エバリュエーションプランは必ずしも会議参加者に公開するというものではなく、この例の場合、実は会議の主催者が内々に持っているものとしているからです。つまり表向きのゴールだけでなく、その会議を通じて、どこどこの部署を動かすなどという表には出さない狙いを主催者が持っているケースなのです。もちろん参加者でエバリュエーションプランを共有するという使い方もできます。

 いずれにしても、エバリュエーションプランを設定することは、単に会議を効果的・効率的にするだけでなく、議事進行が活性化されるので、参加者の情報・意識共有においてもたいへん大きな効果を与えるものと考えています。

 皆様も一度使ってみませんか。

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冒頭の写真:きれいに色ついたミカン:冬に温かい部屋で食べる冷たいミカンっていいですね。
写真は以下のサイトより引用させていただきました。
「2000ピクセル以上のフリー写真素材集」

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by atanabe-coach | 2008-12-29 00:53
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 クリスマスがやってきます。皆様はいかがお過ごしですか。クリスマスからお正月に続くこの年末年始の雰囲気はなかなかいいものです。以前インドネシアに赴任していたときは、この雰囲気を感じることができずにさびしい思いをしておりました。また本年4月に単身赴任を終えたので、家族と過ごす年末というのは実に1999年末以来9年ぶりになります。日本の年末年始を楽しみたいと思っています。

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 会議の目的の共有・・・考えてみれば至極あたりまえのことですが、これができていない会議は結構多いのではないかと考えます。ひょっとすると主催者自身がはっきりとイメージしていないことも考えられます。本日は、前回の続きとして、会議の目的を出席者と共有する方法について考えてみます。

 さて、会議の目的というと大げさで、ちょっと高尚な表現や抽象的な表現を考えてしまいがちです。またそれゆえ会議の最初に触れるということが行われにくいし、それが出席者のハラに落ちにくいのではないかと考えます。

 そこで筆者は、会議の目的をもっと身近に捉えられるような表現で捉えることをお勧めします。具体的には、それを「ゴール」と言い換えると考えやすいし出席者と共有しやすいと思うのです。例を示します。

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知


といった具合です。この例ではゴールとして、「方針合意」「決定」「提案」「報告」「周知」という言葉が使われています。とのような言葉を置くかによって、会議のなかで議論の深め方が異なってくることが想像できます。そしてこの状態を作るために必要な議論だけをすればいいのです。

 実際の会議では、ゴールをアジェンダ(議事のリスト)に記載しておいて、出席者で確認しあうところから始めるます。上述のリストがそうです。そうすると討議の中で、この件についてはゴールは「方針合意」だからもう議論は十分だとか、ゴールは「決定」だからまだ討議してもらわないといけないとかが見えてきます。話が脱線したら、このゴールにはその意見は関係ないから打ち切ろうとか、関係なくても重要な意見であれば、別の機会に議論しようとか提案して、意見をさばいていくことができます。もちろん議論の深まり方によってゴール自体を変えることもありです。

 このようにゴールを共有し、常に意識することによって、有効な発言をつなげていくことが可能になります。ゴールは会議を進行させるための目的地の印をつけた地図のようなもの、会議は、ゴールの確認・共有から始めることをお勧めします。

 そして実はさらに、会議を実りあるものにする方法があります。それは会議の成功・不成功を判定する「エヴァリュエーションプラン」を持つというものです。「エヴァリュエーションプラン」・・・耳慣れない言葉だと思います。次回は、この「エヴァリュエーションプラン」についてご紹介します。
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冒頭の写真:カレッタ汐留のクリスマスイルミネーション 目の覚めるような青い光の海が広がります。自分で撮ると、手振れするのが残念。
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by atanabe-coach | 2008-12-23 22:43
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