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 クリスマスがやってきます。皆様はいかがお過ごしですか。クリスマスからお正月に続くこの年末年始の雰囲気はなかなかいいものです。以前インドネシアに赴任していたときは、この雰囲気を感じることができずにさびしい思いをしておりました。また本年4月に単身赴任を終えたので、家族と過ごす年末というのは実に1999年末以来9年ぶりになります。日本の年末年始を楽しみたいと思っています。

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 会議の目的の共有・・・考えてみれば至極あたりまえのことですが、これができていない会議は結構多いのではないかと考えます。ひょっとすると主催者自身がはっきりとイメージしていないことも考えられます。本日は、前回の続きとして、会議の目的を出席者と共有する方法について考えてみます。

 さて、会議の目的というと大げさで、ちょっと高尚な表現や抽象的な表現を考えてしまいがちです。またそれゆえ会議の最初に触れるということが行われにくいし、それが出席者のハラに落ちにくいのではないかと考えます。

 そこで筆者は、会議の目的をもっと身近に捉えられるような表現で捉えることをお勧めします。具体的には、それを「ゴール」と言い換えると考えやすいし出席者と共有しやすいと思うのです。例を示します。

     (議  事)          (ゴール)
 1.○○製品の流通への周知方法の件・・・方針合意
 2.△△製品の増産体制の件・・・・・・・決定
 3.□□製品の生産停止の件・・・・・・・提案
 4.××製品の売上げ状況の件・・・・・・報告
 5.☆☆製品改良品の説明トークの件・・・周知


といった具合です。この例ではゴールとして、「方針合意」「決定」「提案」「報告」「周知」という言葉が使われています。とのような言葉を置くかによって、会議のなかで議論の深め方が異なってくることが想像できます。そしてこの状態を作るために必要な議論だけをすればいいのです。

 実際の会議では、ゴールをアジェンダ(議事のリスト)に記載しておいて、出席者で確認しあうところから始めるます。上述のリストがそうです。そうすると討議の中で、この件についてはゴールは「方針合意」だからもう議論は十分だとか、ゴールは「決定」だからまだ討議してもらわないといけないとかが見えてきます。話が脱線したら、このゴールにはその意見は関係ないから打ち切ろうとか、関係なくても重要な意見であれば、別の機会に議論しようとか提案して、意見をさばいていくことができます。もちろん議論の深まり方によってゴール自体を変えることもありです。

 このようにゴールを共有し、常に意識することによって、有効な発言をつなげていくことが可能になります。ゴールは会議を進行させるための目的地の印をつけた地図のようなもの、会議は、ゴールの確認・共有から始めることをお勧めします。

 そして実はさらに、会議を実りあるものにする方法があります。それは会議の成功・不成功を判定する「エヴァリュエーションプラン」を持つというものです。「エヴァリュエーションプラン」・・・耳慣れない言葉だと思います。次回は、この「エヴァリュエーションプラン」についてご紹介します。
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冒頭の写真:カレッタ汐留のクリスマスイルミネーション 目の覚めるような青い光の海が広がります。自分で撮ると、手振れするのが残念。
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by atanabe-coach | 2008-12-23 22:43
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 先日、企業の人事部門の方々のフォーラムに参加する機会があり、ある企業様内の人事施策や人材育成活動の説明とそれについての意見交換がありました。その席でコーディネーターの某大学の先生が嘆いていたことがありました。先生曰く、「最近はマネージャーの教育として、コミュニケーションだとかコーチングだとかファシリテーションだとか取りざたされているが、これらはマネージャーが成果をあげるためのツールで枝葉の部分である。本来マネージャーの育成のために教育すべきは、PDCA(Plan、Do、Check、Actionのマネジメントサイクル、提唱者の名前からデミングサイクルとも呼ばれます)を回して成果を出すことそのものである。最近はこのベイシックの部分にあまり陽が当たっていないように思える。教材も少ないのではないか。」 これに対して参加者の皆さんも同意のような反応でした。

 考えてみると、ずっと以前はマネジメントというとPDCAのデミングサイクルとか問題解決あるいは課題解決などがキーワードでしたが、ここ10年は、マネジメントを語る場合のキーワードとしてコミュニケーションだとかコーチングだとかファシリテーションなどという言葉が登場するようになったように思えます。その分PDCA、問題解決、課題解決などの影が薄くなったような印象もあります。この先生はこのことについて、もっと基本に戻ってマネージャーを育成しようよと言われているのだなと思い、共感もいたしました。

 さて、コミュニケーションだとかコーチングだとかファシリテーションというのは、このブログにおけるテーマの一つであり、筆者はしばしば取り上げています。これらはマネージャーが備えるべき資質として当然のものとして考えてきましたので、先生のことばをお聞きしてもう一度整理してみました。

 まずマネージャーとは何か・・・よくいわれる定義は
  「人を使って成果を出す人」
があります。もうすこし丁寧に言うと
  「上位方針に従って、効率的に組織を動かして効果的な結果を出す人」
となるでしょうか。つまり自分が自ら実行するのではなく、
  「人や組織を効率的に使って」  「効果的な結果を出す」 
なのです。

 このように定義付けられるマネージャーの活動をレベルアップさせるためには次のようなことが考えられます。

 「効果的な結果を出す」の部分からは、課題設定や問題発掘をし、PDCAサイクルを回して活動を進める。そのために達成度の測定指標を売上高や利益、生産性、不良率などの数値で設定し、見える化するという能力やスキルが必要となります。(これを仮に問題解決系のスキルといいましょう。)

 一方「人や組織を効率的に使って」の部分から、部下の目標管理やモチベーションの向上、職場内のコミュニケーションの促進などの能力・スキルが必要となります。(これを仮にコミュニケーション系のスキルといいましょう。)

 たしかに「結果を出す」ということが最終結果ではありますが、「人や組織を使って」ということが不可欠の手段である限りは、問題解決系コミュニケーション系の両面にわたるコンピテンシーがマネージャーに求められるといえるでしょう。したがって、これらは車の両輪のように両方とも重要であり、そしてまた、この枠組みを研修などの教育プログラムの冒頭で明確にすることが受講者の理解のためにも大切だと筆者は思います。

 ところが、今行われている研修や、ビジネス書では、この枠組みをきちんと整理して伝えることがあまり見られず、いきなりどちらかのコンテンツに入ったり、最近はコミュニケーション系が全てのような言い方になっていることもあるように思います。これが冒頭の先生が言われていることにつながっているのでしょう。

 バーナードという経営学の先生は、公式組織が成立する条件として
  「共通目標」
  「貢献意欲」
  「コミュニケーション」

の3つが必要だといっています。組織の目標を達成するためには、構成メンバーがその目標を共有し、互いに貢献しようと欲し、そのためにコミュニケーションが必要なのです。だとするとコミュニケーション系は枝葉のスキルではなく、問題解決系のスキルを発揮するための基盤のようにも感じているところです。
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冒頭の写真:熊本城に隣接する細川刑部邸、昔の上級武士の暮らしぶりがわかる邸宅です。ひっそりとした落ち着いた場所でたいへん癒されました。
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by atanabe-coach | 2008-10-26 23:30
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 昨日は、現代人は電子メールに依存しすぎておりとりあえずCCにいれるあて先も多く、重要なメールが、そうでないメールに埋もれてしまい、かえってコミュニケーションを阻害しているということを書きました。本日はそのような環境にあっても、必要なメールを確実に見てもらう工夫について書いてみます。

 社内コミュニケーションに電子メールを導入している企業では、1日のうちにパソコンの画面が一杯になるくらい新着のメールが届きます。休暇をとったり、出張にでていたりすると、次にパソコンの画面を開くのが恐ろしいくらいだといいます。原因は、メールのCC(カーボンコピーつまり写し)機能です。そのメールを送るべき本来の相手以外に、あの人にも送っておこう、この人にも送っていた方がいいかなとCCの宛先を増やしてしまうのです。また受信したメールに対して全員に返信を無造作に選んでしまって、大勢に返してしまうこともあります。電子メールは便利な反面、必ずしも必要のない人にまで送ってしまうということが起こっているのです。そのために受信するメールの量も増え、それを読むのに時間がかかり、じっくり考えて宛先を選ぶという行為もまたできにくくなるという悪循環が起こっているようにも思えます。

 このような状況では、画面一面にあふれた未読メールに、重要なメールが埋もれてしまうということが起こります。また一度読んだ重要メールが、他のメールに紛れてしまって分からなくなるということも起こっています。昔であれば、大切な伝達事項はハードコピーされた紙で来るし、電話や面談で伝えることも多かったのですから、重要事項が埋もれてしまうということは少なかったと思います。なんとも皮肉なものです。では、このような電子メールの悪影響を免れる対策はないものでしょうか。

 筆者は以下の3つをお勧めします。実際に筆者が使っている方法です。

1.タイトルの前に【 】をつけて何が書いてあるかを示す。【 】の中に入れる言葉は以下のバリエーションがあります。
1-①:どのような用件かを表す言葉を入れる。
例>>【依頼】、【伝達】、【情報】、【参考】、【確認】、【案内】などです。
1-②:相手を特定している時は、相手の名前をいれる。
例>>【渡辺様:依頼】、【佐藤部長:ご参考】、【高木さん:確認】などです。
1-③:依頼したことに対して、期限があるものであれば、その期限を入れる。
例>>【11月15日まで:提出依頼】、【11月中:処理完了】などです。
1-④:お礼など、本文が短くなるようなものは、タイトルだけですます。
例>> "【開封不要】丸山です、資料ありがとうございました" など。


2.上の方法は、自分が発信するメールに工夫はできますが、受信したものが必ずしもそうなっているかの保証がありません。そのような時は自分に再転送すればいいのです。そのときに《 》を自分で付加します。【 】を使わないのは、自分宛への説明でつけた記号だということがわかるためです。また人は往々にして、あるメールの返信で、他の用件を書いてきたりします。その場合タイトルと内容が一致しませんので探しにくくなります。このようなメールも自分宛に、タイトルを変えて転送しておけばいいのです。
例>>受信メール:"Re:A社への売り込み戦略の件"で内容が関係ないメールが来た時、自分宛に再転送メール:"《11月25日提出:営業山本氏へ》B社新商品の影響分析"


3.メールを分類するホルダーを工夫する。
3-①:処理待ち案件をとりあえずいれておくホルダーをつくる。
"未処理案件"など。
3-②:他の人に依頼して、回答待ちになっている案件を入れておくホルダーをつくる。
"依頼済み案件"など。
3-③:メール整理のコツは、どんどん削除していくことです。よほど重要なものだけを保存します。あるいはあとで経緯を確認したいものだけを保存します。しかし、えいっと削除できないものもあります。そんなときは、とりあえず保存しておくホルダーを作りましょう。
"とりあえず1ヶ月保存"など。一定期間後に削除するルールを作っておきます。


このようにルールを作ってあらかじめ準備しておくと、少しは余裕がでてくるように思えます。皆様もご自分にあった工夫をなさってみてはいかがでしょう。



<写真は水平飛行するマンタ。飛行機みたいで本当に水平飛行ですよね。@ナブコ インドネシア>
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by atanabe-coach | 2007-11-22 16:39
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 ある会社で、スタッフが朝早く出社するようになりました。いい心がけです。どういう心境の変化なのかを問いますと、自分の心を穏やかに保つために必要ということでした。一体どういうことなのでしょう。よくよく聞いて見ますと、以下のことがわかりました。

 つまりこの方の上司である課長さんは、昼間は忙しく席にはおらず、したがって電子メールを見ない、見るのは就業後の夜になってから。夜メールを処理して、部下にいろいろと指示を出す。つまりその日の昼間に随時来ていたメールは課長さんのところに止まり、その夜バッチ処理で一斉に部下に転送される、そのなかには処理の指示つきのものも多い、とこういう処理のされ方だったのです。次の日の朝、スタッフが出社すると課長さんからのメールがどっさり届いている、読まなければと思っているうちに、始業時刻となり、社内外との電話のやり取りや打合せが始まる。その間に慌しくメールも読んで緊急のものから処理が必要となる、中には締め切りの時刻を過ぎてしまったこともあったということです。このような状況に対処するため、朝早く出社し、上司からのメールを読んだ上で、その日の作戦をじっくり立てる余裕を持とうとしたのだそうです。

 この状況はスタッフの方に同情もしますが、朝その日の作戦をたてる時間をもつという習慣は、ビジネスマンとしては非常にベーシックなものだと思います。これくらいの覚悟がないといい仕事はできないように思います。しかし一方、この課長さんの方はもう少しタイムリーにメールを処理する努力が必要でしょう。止めるとそれだけ処理が遅くなります。早く処理してできるだけロスタイムを出さないようにすべき内容の案件もあれば、数日間抱いてしっかり考えるべき内容の案件もあります。そのような1次選別だけでもやりたいものです。そのためには1日に数回時間を決めてメールを開いてみることは必要であると思います。

 と書くと、その課長さんを責めているように感じられますが、ところがそう問題は簡単ではありません。来るメールの数が半端じゃなく、開封して読むこと自体が大変なのだそうです。重要でないメールに重要なメールが埋もれて、アクションしにくくなっているのです。ですから就業後にじっくり時間をとらなければならないと。これにはどう対処したらいいのでしょうか。

 電子メールでは参考であの人にも送っておこうという発想で、簡単にCCに宛名を追加することが可能です。本当に読んでもらいたい人を正規の宛先に設定し、参考で送る相手も厳選する、そして本信で送っている宛名の人が分かるような工夫や心がけが求められます。冗談ではなく、今後のネチケットは相手に届く電子メールの出し方が必要となるのでしょう。明日はこのあたりも含めて考えてみたいと思います。


<写真は、ウミガメ 甲羅につかまれそうです。やっちゃいけません。 @ナブコ インドネシア> 
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by atanabe-coach | 2007-11-21 00:25
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